Onboarding merupakan suatu proses dimana karyawan melakukan penyesuaian diri dengan lingkungan kerja, jenis pekerjaan, orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan tersebut, hingga budaya kerja serta cara komunikasi. Sederhananya, onboarding adalah proses penyesuaian diri karyawan di tempat kerja barunya melalui serangkaian langkah strategis. Langkah strategis tersebut tidak lepas dari peran perusahaan atau tempat kerjanya. Bahkan perusahaan tempat bekerja dalam hal ini departemen HR memiliki peran besar atas kesuksesan proses tersebut. Proses ini bisa berlangsung dalam waktu beberapa bulan.

Melihat definisinya, mungkin beberapa pihak beranggapan bahwa proses penyesuaian diri tersebut sangat mudah dan tidak perlu memakan waktu panjang. Akan tetapi pada kenyataannya tidak jarang onboarding tidak berjalan lancar. Salah satu parameter untuk mengukur kesuksesan onboarding adalah jika karyawan mampu bertahan sekurang-kurangnya satu tahun di tempat bekerja tersebut.

Karena ada banyak sekali karyawan yang baru saja diterima tidak mampu bertahan di kantor tersebut dalam waktu lama. Hal tersebut salah satunya bisa diakibatkan oleh hasil proses program orientasi pada awal bergabungnya karyawan baru. Maka dari itu perusahaan harus mengambil langkah-langkah praktis berikut ini.

1. Company Tour

Company tour merupakan langkah awal yang sangat umum dilakukan oleh perusahaan. Ini adalah langkah pengenalan yang paling dasar kepada para karyawan baru. Company tour bisa dilakukan dengan menugaskan seorang senior atau yang sudah lebih dulu bekerja di company tersebut untuk memberikan penjelasan kepada anggota baru. Proses ini memungkinkan karyawan baru untuk melihat dan bertemu dengan orang-orang dari berbagai divisi. Yang mana nantinya akan bekerja sama dalam pekerjaan untuk menunjang produktivitas perusahaan. Langkah ini sangat penting dan sebaiknya tidak disepelekan. Untuk itu akan lebih baik jika menyediakan SDM mumpuni ketika mendampingi selama company tour.

2. Ciptakan Suasana Interaktif Selama Proses

Interaksi antara pegawai lama dan pegawai baru yang tercipta dapat membangun suasana lebih cair. Ini menjadikan proses pengenalan kepada individu atau anggota baru akan lebih efektif dan tidak menegangkan. Ada banyak cara untuk menciptakan suasana interaktif ketika proses pengenalan ini. Misalnya dengan memanfaatkan momen briefing pada pagi hari sebelum aktivitas bekerja dimulai. Momen ini bisa digunakan untuk mengajak interaksi pegawai baru dengan percakapan santai dan tidak terlalu serius. Sehingga bisa diibaratkan layaknya ice breaking agar masa pengenalan tidak kaku. Di samping itu, komunikasi yang terbangun dengan baik juga menjadi awal teamwork kuat dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan.

3. Libatkan Karyawan Baru dalam Diskusi

Banyak kasus yang terjadi di perusahaan adalah pegawai baru tidak mendapatkan kesempatan untuk menunjukkan skillnya ketika berhadapan dengan banyak hal. Misalnya saat berdiskusi, manajemen konflik, rancangan kerja, atau bahkan perbincangan umum. Agar proses onboarding dapat berjalan lancar serta menghasilkan output maksimal, ada baiknya melibatkan pegawai baru dalam berbagai perbincangan maupun diskusi.

Baca Juga: 6 Fungsi LMS yang Harus Dimiliki Perusahaan Menengah sampai Besar

4. Berikan Tugas dengan Beban Kerja Bertahap

Setelah HR memberikan gambaran tentang job description pegawai baru, tentunya akan diberikan tugas-tugas sesuai deskripsi pekerjaannya. Langkah strategi yang perlu diambil oleh HR adalah tidak memberikan beban kerja tinggi di masa-masa awal. Sebaliknya, berikan tugas dengan beban kerja yang lebih ringan sebagai pengenalan dan permulaan. Langkah ini dilakukan untuk mendongkrak semangat karyawan baru sehingga spiritnya tidak kendor. Dengan semangat yang tetap terjaga bahkan terus meningkat, tentu ini memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Semangat tinggi artinya produktivitas juga tinggi.

5. Buat Program Onboarding Secara Online

Seiring perkembangan teknologi, kini semua hal dapat dilakukan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi digital maupun internet. Begitu juga pada proses onboarding bagi pegawai baru. Perusahaan dapat membuat program online yang mudah dan praktis. Apalagi saat ini onboarding karyawan secara online sudah sangat mudah dilakukan dengan dukungan para pengembang melalui sistem LMS. Jadi perusahaan bisa merancang sedemikian rupa untuk menjalankan program tersebut. Di samping itu, pegawai baru juga dapat mengakses atau mempelajari berbagai hal secara online.

LMS OrangT adalah salah satu LMS yang bisa dipakai untuk proses onboarding. Dengan menggunakan LMS OrangT, perusahaan dapat menerapkan tips onboarding karyawan secara tepat, strategis, dan hasil maksimal.